Порядок звернення громадян

ПОРЯДОК розгляду звернень громадян та юридичних осіб

1. Порядок розгляду звернень громадян та юридичних осіб встановлює процедуру розгляду пропозицій, заяв і скарг фізичних та юридичних осіб, а також основні засади організації та ведення прийому, реєстрації, обліку, розгляду, контролю за виконанням та зберігання отриманих звернень (надалі – Порядок).

2.  Під зверненнями громадян та юридичних осіб слід розуміти викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги (надалі - звернення).

3.  Наведені у цьому Порядку терміни вживаються в такому значенні:

3.1. Пропозиція (зауваження) - звернення громадян та юридичних осіб, де висловлюються порада, рекомендація щодо вдосконалення статутної, професійної діяльності громадської організації, відокремлених підрозділів і посадових осіб.

3.2. Заява (клопотання) - звернення громадян і юридичних осіб із проханням про сприяння реалізації встановлених чинним законодавством прав та інтересів або повідомлення про порушення чинного законодавства чи недоліки в діяльності громадської організації, посадових осіб, а також висловлення думки щодо поліпшення їх діяльності.

3.3. Скарга - звернення з вимогою про поновлення прав і захист законних інтересів громадян та юридичних осіб, порушених діями або бездіяльністю, рішеннями керівних органів та посадових осіб.

4.  Вимоги до звернення:

4.1. Звернення адресуються керівним органам та керівним особам Всеукраїнської громадської організації «Гільдія інженерів технічного нагляду за будівництвом об’єктів архітектури» (надалі – Гільдія), головам Відокремлених підрозділів Гільдії в областях, містах Києві та Севастополі, а також відповідальним виконавцям Гільдії до повноважень яких належить вирішення порушених у зверненнях питань.

4.2. Звернення може бути письмовим або усним. Письмове звернення надсилається поштою або передається громадянином або юридичною особою до Гільдії особисто чи через уповноважену особу, повноваження якої оформлені відповідно до законодавства. Письмове звернення також може бути надіслане з використанням мережі засобів електронного зв’язку.

4.3. Усне звернення викладається громадянином або юридичною особою на особистому прийомі керівних осіб або відповідальних виконавців Гільдії та реєструються в установленому порядку. Якщо вирішити порушені в усному зверненні питання безпосередньо на особистому прийомі неможливо, воно розглядається у тому ж порядку, що й письмове звернення. Про результати розгляду громадянину або юридичній особі повідомляється письмово або усно, за бажанням заявника.

4.4. У зверненні має бути зазначено прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина або місцезнаходження юридичної особи, викладено суть порушеного питання пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Письмове звернення повинно бути підписано заявником (заявниками) із зазначенням дати. В електронному зверненні також має бути зазначено електронну поштову адресу, на яку заявнику може бути надіслано відповідь, або відомості про інші засоби зв’язку з ним. Застосування електронного цифрового підпису при надсиланні електронного звернення не вимагається.

4.5. Громадяни та юридичні особи мають право звертатися до Гільдії державною чи іншою мовою, прийнятною та зрозумілою для сторін.

4.6. Звернення, оформлене без дотримання зазначених вимог, або в якому не викладено зміст питання, або суть його є незрозумілою, повертається заявникові з відповідними роз’ясненнями не пізніше ніж через десять днів від дня його надходження.

4.7. Звернення, оформлені належним чином і подані у встановленому порядку, підлягають обов'язковому прийняттю та розгляду.

5. Розгляд звернень громадян та юридичних осіб у Гільдії здійснюється відповідно до Закону України «Про звернення громадян», Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 № 348, Статуту Гільдії та цього Порядку.

6. У роботі із зверненнями Гільдія забезпечує повний, кваліфікований, неупереджений, об'єктивний і своєчасний розгляд звернень з метою оперативного вирішення порушених у них питань, задоволення вимог заявників, реального поновлення порушених прав та законних інтересів, а також запобігання можливим порушенням у порядку та у спосіб, передбачені чинним законодавством.

7. Ведення діловодства, пов'язаного із зверненнями, що надходять до Гільдії та організаційно-технічне супроводження їх розгляду покладається на адміністративно-організаційний відділ виконавчого апарату Гільдії.

8. Усі пропозиції, заяви і скарги, що надійшли до Гільдії, реєструються у адміністративно-організаційному відділі виконавчого апарату у день їх надходження, а ті, що надійшли у неробочий день, на наступний після нього робочий день в журналі реєстрації звернень громадян та юридичних осіб.

Датою подання електронного звернення є дата надходження звернення на визначену електронну адресу Гільдії або дата заповнення електронної форми звернення розміщеного на офіційному сайті Гільдії. Якщо електронне звернення надійшло на визначену електронну адресу або заповнення електронної форми звернення на сайті Гільдії у неробочий день, то датою подання такого звернення вважається наступний після нього робочий день.

9. При реєстрації письмових звернень на першому аркуші звернення робиться відмітка із зазначенням дати та вхідного номеру відповідного звернення. У разі особистого подання письмового звернення до Гільдії на вимогу заявника, на першому аркуші копії звернення, яку він залишає собі, відповідальною особою яка прийняла звернення робиться відмітка із зазначенням дати надходження та вхідного номера звернення.

10. У разі надходження повторних пропозицій, заяв і скарг їм надається черговий реєстраційний номер, а у відповідній графі реєстраційного журналу робиться примітка з реєстраційним номером першого звернення

11. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором, а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.

12. У разі надходження повторного звернення від одного і того ж громадянина з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по суті, президент Гільдії згідно з чинним законодавством може прийняти рішення про припинення розгляду звернення на підставі матеріалів розгляду попередніх звернень. Подальші звернення від таких заявників з питань, розгляд яких припинено, Гільдією не розглядаються, про що адміністративно-організаційний відділ виконавчого апарату повідомляє заявника.

13. Отримані звернення заявників начальник адміністративно-організаційного відділу виконавчого апарату передає у друкованому вигляді на розгляд президента Гільдії.

14. Президент Гільдії розглядає звернення та накладає резолюцію щодо розгляду звернення на безпосереднього відповідального виконавця. Розгляд звернення президентом Гільдії не повинен перевищувати 3 календарних днів, з дня отримання звернення на розгляд.

15. У разі відсутності президента з поважних причин, розгляд звернення, покладається на віце-президента, який виконує його повноваження на період відсутності президента.

16. Звернення, в яких порушені питання, що не входять до сфери діяльності Гільдії повертаються заявнику.

17. Забороняється направляти скарги заявників для розгляду головам Відокремлених підрозділів або відповідальним особам, дії, чи бездіяльність яких оскаржуються.

18. Підготовку матеріалів для передачі звернень на розгляд відповідальним виконавцям, відповідно до резолюцій керівництва Гільдії, та оперативний контроль за дотриманням термінів розгляду звернень здійснює начальник адміністративно-організаційного відділу.

19. За результатами розгляду звернень, що перебувають на контролі, письмова відповідь заявникам та інформація керівним особам Гільдії надається відповідальними виконавцями Гільдії, яким доручено розгляд звернень, та до повноважень яких входить вирішення порушених у зверненнях питань, якщо інше не передбачено дорученням президента Гільдії.

20. Відповідальність за своєчасний та якісний розгляд звернень, надання письмової відповіді заявнику несуть відповідальні особи, яким доручено розгляд звернень.

21. Звернення, які надходять на адресу Гільдії розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, не пізніше п'ятнадцяти днів від дня їх отримання. Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, президент Гільдії або віце-президент, що виконує його повноваження, встановлюють необхідний термін для розгляду, про що повідомляється заявник, який подав звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п'яти днів.

22. На обґрунтоване письмове прохання громадян та юридичних осіб, яке є невідкладним, термін розгляду може бути скорочено від встановленого терміну. Звернення громадян, які мають встановлені законодавством пільги, розглядаються у першочерговому порядку.

23. Пропозиції, заяви і скарги, на які даються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення пропозиції, заяви, скарги. Рішення про зняття з контролю пропозицій, заяв і скарг приймають керівні особи Гільдії, які прийняли рішення про контроль. Контроль завершується тільки після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішенн по суті поставленого питання.

24. Інформація про результати розгляду звернень, що перебувають на контролі, разом із завізованим відповідальним виконавцем проектом відповіді заявнику та матеріалами звернення, надаються до адміністративно-організаційного відділу виконавчого апарату Гільдії для передачі на підпис президенту Гільдії.

25. Адміністративно-організаційний відділ виконавчого апарату Гільдії протягом робочого дня передає президенту або віце-президенту, що виконує його повноваження, проект відповіді заявнику та додані матеріали, які підготовлені відповідальним за зверненням виконавцем, разом з матеріалами звернень для підписання.

26. Після розгляду і підписання президентом Гільдії відповіді заявнику, матеріали звернень повертаються до адміністративно-організаційного відділу виконавчого апарату для направлення заявникам. Рішення про зняття звернень з контролю приймається президентом Гільдії.

27. У разі необхідності президент Гільдії може залишити звернення на контролі до остаточного вирішення та інформування заявника про остаточні результати розгляду. В такому випадку, заявнику до кінця остаточного розгляду його звернення, надається проміжна відповідь у встановлений чинним законодавством термін.

28. Пропозиції, заяви і скарги громадян і юридичних осіб після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду і копією підписаної президентом Гільдії відповіді повертаються до адміністративно-організаційного відділу виконавчого апарату для централізованого зберігання. Формування і зберігання справ у відповідальних виконавців забороняється.

29. Відповідальність за схоронність документів за пропозиціями, заявами і скаргами громадян та юридичних осіб покладається на начальника адміністративно-організаційного відділу виконавчого аппарату Гільдії.

30. Термін зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами складає п’ять років. Після закінчення п’ятирічного терміну зберігання документи за пропозиціями, заявами і скаргами знищуються у порядку, встановленому чинним законодавством України.